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初公開!デジクリ的リモート環境・Web会議ルール

株式会社デジタルクリエーションは設立して2年目。

今年から常駐スタッフが増員し、会社としてだいぶ機能してきました。

スタッフの増員にともなって新しい体制に変わってから、常により良い環境になるよう試行錯誤をしています。

今回はそんな試行錯誤の中で生まれた、「デジクリ的リモート環境・Web会議ルール」についてまとめてみました。

リモートワークを始めてみたけど、なんとなくうまくいかない方、これから始める方の参考になればと思います!

リモート環境

以下でそれぞれについて補足説明していきます。

基本は自己所有のノートPC

リモートワークを行うのに、弊社スタッフは自己所有のノートPCを使用しています。

それにより、それぞれの仕事がはかどる環境で仕事に打ち込むことができます。

そのかわりセキュリティに関するルール(OS・ソフトウェアのアップデートやウィルス対策、パスワード管理、ネット環境など)などを取り決めています。

常駐スタッフそれぞれにGoogleSuitアカウントを作成

弊社の常駐スタッフには、1人1人にGoogleSuitのアカウントが与えられます。

そうすることで、Googleカレンダーで予定の共有、GoogleDriveでデータ・情報の共有、GoogleMeetでミーティングなど、さまざまな共有場面でのやり取りがスムーズになります。

Web会議のツールとして、以前はzoomを使用していましたが、セキュリティの脆弱性が報告されたタイミングと、GoogleMeetを検討していたタイミングが重なったので思い切って変更しました。

コミュニケーションツールはChatwork

普段の報連相には、Chatworkを利用しています。

プロジェクトや部署ごとにグループを作り、そこで疑問・質問や報告のやり取りをするので、関係のない人に大量の通知やメッセージが届くこともないので作業の邪魔になりません。

また通話機能がついておりPC上で発着信ができるので、ちょっとした会話の際にも作業で手を止めることがないので便利です。

そして弊社も契約していますが、Chatworkには電話代行のサービスもあります。

電話代行サービスは、会社に電話がかかってくると「相手の名前・用件・折り返しの必要など」がチャットで通知されます。

必要な電話だけ折り返せば良いので、セールスの電話などに時間をとられることもなく、とても助かります!

タスク管理はBacklog

全員の作業状況の報告はBacklogを利用しています。

Backlogは課題の追加や進捗状況が、自分でも、社内全員からも確認することができます。

テレワーク中、モチベーションやペース管理をするのは全て自分自身。

1人で作業をしていると気分が緩むこともありますが、タスクや進捗を見られるという適度な緊張感を保つことができます。

Web会議ルール

続いて、Web会議を行う際のルールです。

まだWebでの全体会議の回数が浅いため、これから回数を重ねていくうちに改善点が見つかって変化していくかもしれませんが、現在でのルールをあげていきます。

全体会議は月に1回、決まった日時に開催

まず、会議を行う日は「毎月第1〇曜日、〇時スタート」という風に決めています。

打ち合わせなどの用事は、会議の日を避けて入れるように調整すれば良いだけなので、「次の会議はいつにする?」と予定のすり合わせに時間をとられず非常にスムーズです。

前日に総務より会議のプログラムが共有される

会議の日はGoogleカレンダーにて共有されますが、前日に会議の大まかな流れが参加者に届くようになっています。

そのため、会議の中で各自の現在取り組んでいる作業内容の報告や、質疑応答の時間が設けられているので、参加者は発言内容をある程度用意しておくことができます。

会議時間は30分を目安に

会議時間の目安は30分とあらかじめ決めています。

会議の内容によっては、ディスカッションなどで多少長引くことはあっても極端に長引かないように、ファシリテーターがプログラムに沿って進行していきます。

集中力も落ちてしまうので、だらだらと長いだけの会議にならないように気をつけています。

5分前から入室開始。開始時間にはスタートができるように

参加者には「開始時間にスタートできるように、5分前から入室開始」と伝えています。

「開始時間は〇時」と伝えるだけだと、その時間から入室する参加者もいて、全員がそろった頃には5分、10分とスタートする時間が遅くなっている可能性が十分にあります。

その時間がもったいないですよね。

開始時間までの間、少し雑談しているぐらいの余裕をもつことを心がけています。

原則マイク・イヤホンを着用

会話の内容や、発言するときの声を聞き取りやすくするため、マイクとイヤホンは着用するようにしています。

また、情報漏えい対策という観点からも着用した方が良いでしょう。

発言以外は基本ミュート

会議中、発言者以外は基本的にはミュートにします。

弊社の場合、役員以外はスタッフ全員が子育て中のママワーカーです。

コロナウイルスによる緊急事態宣言発令中の時期はもちろん、体調不良などで学校や保育所をお休みしている日は、子どもが自宅にいてる中での会議になる日もあります。

すると、ママは耳にイヤホンを着けているし、PCに向かってお話しているし、画面に色々な人が写っているとなると、子どもの好奇心をそそる要素だらけなのです。

そして、集中しようとしているママの気を引くために、子どもたちはあの手この手を使ってきます。

子どもはそんな時に静かにしているわけがないので、さまざまな声や音が入ってきます。

子どもがいる・いないに関係ないかもしれませんが、ミュートにしていないと何かしらの音が入ってきて気が散ってしまい、会議の内容が頭に入ってこなくなってしまうので、雑音は入らないように気をつけています。

原則カメラはオン

コミュニケーションにおいて、話す内容や声のトーンに比べて「表情やしぐさ」が相手に与える影響・情報伝達の割合は55%と、半分以上を占めているといわれています。

そのような理由から、効率よく会議を進めるためにも、カメラはオンは徹底するようにしています。

また、心身の健康状態も表情で伺うことができるので顔を合わせることは必須なのです!

資料は画面共有でタイムロスを防ぐ

何か一緒に確認したい資料などがある時は、基本的にファシリテーターが画面共有を行います。

全員が資料を探し出すと時間がかかってしまいますので、こちらもタイムロスを防ぐことができます。

自分たちに合ったルール作りを

今回は、現在の弊社のルールをご紹介しました。

ただ、ご紹介したルールはあくまで「現在の」ものです。

ルール作りを行う際は、最初にある程度の方向性を決めて、あとは遂行してみて「違うなぁ…」と思ったら改善!の繰り返しで良いのだと思います。

今後も、新しくて便利なツールはどんどん出てくるでしょう。

新しいものにアンテナを張って、意見交換をしながら、より良い環境を皆で作り上げていきます!

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